평소 정리하는 습관을 갖고 있으신가요?

오랜 기간 업무를 하다 보면 이미 처리한 서류나, 처리하지 못한 서류들이 많이 쌓여있는

모습을 보실 수 있습니다. 서류 정리가 제대로 되어있지 않으면 업무에 비효율적이고

필요한 서류를 찾아야할 때 더 많은 시간이 소요될 수 있습니다.

서류 정리, 어떻게 하면 더 효율적으로 할 수 있을까요?

1. INPUT 통제

서류 정리의 첫 번째 단계는 책상이나 서랍에 있는 서류를 모두 다꺼내어 필요한 서류만을 분류하는

작업입니다. 이 작업에서의 핵심은 책상에 꽂혀있는 상태에서 서류를 검토하는 것이 아니라

우선 모두 다 꺼낸 뒤 하나씩 검토하며 불필요한 서류를 걸러내는 것입니다. 작업을 하다보면

'아 이런 서류가 있었어?' 라는 생각이 들수도 있고, 오래전 교육 받을 때 사용했던 책자들도

발견하실 수 있을겁니다. 필요없는 서류와 책자, 고민없이 버립시다.

2. 흐름을 만드는 수납을 한다

서류 정리의 두 번째 단계는 수납입니다. 수납을 잘하는 습관을 들이면 찾기도, 또 새로운 서류를 넣기

에도 쉽습니다. 갑자기 생긴 서류를 아무렇게나 쌓고 널부러지게 놓는다면 나중에 겉잡을 수 없는

상황을 맞이할 수 있으니 꾸준히 정리해나가야 합니다.

(1) 분류

프로세스별 - 프로젝트별로 서류를 분리합니다. 이후 서류가 너무 많다면 파일철을 하거나 더블클립으로 묶어 정리해둡니다.

(2) 3단 책꽂이를 활용하자

사무실에서 많이 사용하는 3단 책꽂이를 활용하고 아래 라벨링 작업을 통해 쉽게 눈에 띌 수 있도록

한다.

3. 적극적인 OUTPUT

되도록 많은 서류를 쌓아두지 않는 것이 효과적입니다. 즉시 처리할 수 있는 서류들은 처리하고,

다른 사람에게 위임할 수 있는 서류는 위임해둡니다. 특히 임시 서류 보관함은 금방 쌓이는 경우가

많으므로 어떠한 용도인지 무슨 이유인지를 정확히 메모해두는 습관을 가집시다.

쌓여가는 서류로 스트레스를 받거나 골치가 아프셨다면

오늘의 팁을 활용하여 서류 정리 작업을 해봅시다!