업무를 쉽게 해결하는 4가지 초간단 리스트 작성법

직장생활에서 많은 업무를 어떤 순으로 처리해야 할지 고민하는 분들이 있습니다. 간혹 우선순위를 정하지 못하고 업무를 잘못 보는 경우도 있는데요. 이럴 때는 해야 할 일을 모두 적은 후 일정 기준을 가지고 분류하여 업무 우선순위를 정하여 하는 것이 좋습니다. 오늘은 업무를 쉽게 해결하는 4가지 초간단 리스트 작성법에 대해 알아보겠습니다. 

* 먼저 모두 해야 할 일을 작성해주세요. 그리고 이를 4가지 카테고리에 분류하면 됩니다.

1. 중요하면서 시급한 일

순서가 있어서 내가 업무를 처리해야 다음 사람이 남은 과정을 처리해서 마감 시한을 맞출 수 있고, 제 때 끝내지 못하면 어마어마한 손해를 감수해야 하는 업무, 또는 상사나 동료가 오늘 또는 내일까지 처리해달라고 하는 업무들이 여기에 속합니다. 한마디로 긴급한 상황이기 때문에 머뭇거릴 여유가 없습니다. 즉시 처리해야 합니다. 

2. 중요하지만 시급하지 않은 일

운동, 산책, 독서, 외국어 공부 등이 여기에 속합니다. 이런 일들은 모두 잠을 줄이고 시간을 쪼개고 쪼개서 아등바등해야 겨우 해낼 수 있습니다. 앞서 말한 중요하면서도 시급한 일에 치이고 치이다보면 내가 왜 이런 일들도 해야 하나라는 생각마저 들 때가 있을 것입니다. 하지만 '스페셜리스트'가 되고 싶으면 미래지향적인 사람이 되어야 합니다. 중요하지만 시급하지 않은 일들이야말로 나의 미래를 구성하는 결정적인 것들이 될 것입니다. 지금 당장은 아니더라도 시간이 지나면 남들이 따라올 수 없는 막강한 경쟁력이 될 수 있습니다. 그러니 당장 힘들어도 포기하면 안 됩니다.

3. 중요하지 않지만 시급한 일

예를 들어, 월요일에 상사에게 발표해야 할 자료를 만들어야 하는데 시작도 하지 못하고 금요일이 되었습니다. 그리고 이번 주 일요일에는 친한 지인의 일이 겹쳐 있습니다. 이 때에는 그 지인에게 미안함을 전하고 다른 방법으로 갚는다고 생각하며 이를 포기해야 합니다. 모든 모임에 다 참석해야 한다고 생각하기보다, 선택한 것에 집중하고 선택하지 않은 것을 포기하지 않는 것이 중요합니다. 이렇게 선택과 포기가 서로 조화를 이루어야 큰일을 할 수 있습니다. 

4. 중요하지도 시급하지도 않은 일 

사실 우리는 스스로 깨닫지 못하는 사이에 중요하지도 시급하지도 않은 일로 소중한 시간을 허비하고는 합니다. 이런 습관을 고치기 위해서는 무의식적으로 허비하는 시간을 의식적으로 통제하는 연습이 필요합니다.