1. 회의의 목적을 분명히 하자

같은 사람들과 비슷한 주제로 자주 모이는 경우, 회의의 목적이 분명하지 않은 상황에서도 회의를 진행하는 경우가 종종있다. 어떤 사람은 정보 취득이 목적인 회의로 알고 있고, 다른 사람은 사안에 대해 결정을 내리는 회의라고 생각한다면 효과적으로 회의를 진행할 수 없을 것이다. (이런 경우 회의가 끝나고 ‘도대체 우리 왜 모인거야?’라는 생각이 들게 한다). 반면, 회의의 최종 목적을 명시적으로 제시하면 회의 참가자들에게 일관된 회의의 의도를 전달할 수 있게 된다. 이런 일관된 회의 목표를 재고시키는 방법으로 ‘다음의 것들을 이 회의를 통해 이룰 수 있다면 성공입니다 (This meeting will be a success if…)’로 회의를 시작하길 권한다.

2. 정보는 미리 공유해야 한다.

회의 시간에 처음 보는 자료가 많다는 것은 곤란하다. 회의 참석자들은 발표 자료를 24시간 전에 다른 참석자들에게 보낸다. 미리 자료를 보내게 되면 회의 참여자 개개인이 자신의 속도와 시간에 맞추어 자료를 미리 숙지를 할 수 있다. 또, 회의에 들어가서는 5분 정도 침묵 정독 시간을 갖는다. 혹시 미리 읽지 못한 사람들에 대한 배려 및 회의 주제와 관련하여 생각을 정리하는 시간을 가지는 것이다. 정독 시간이 지나면 발표자가 2-3분 내외로 회의의 목적과 발표 내용을 요약하여 설명한 후 논의 및 질의 시간을 가진다. 이런식으로 회의를 구성하게 되면 첫 5-10분을 제외하고 회의의 대부분의 시간을 논의하는데 할애할 수 있다.

3. 기록이 중요하다.

회의는 입으로만 하는게 아니다. 회의에서 주고받은 내용, 특히 의사 결정과 합의와 관련한 내용에 대해서는 기록이 필수적이다. 회의 시작 전 회의록을 작성하는 사람을 위임하고 회의가 끝난 후 회의 내용을 요약해서 배포하는 습관을 들여야 한다. 회의록을 통해 회의에 참석하지 못한 사람들이 필요한 정보를 얻을 수 있을 뿐만이 아니라 회의에서 의논한 내용 및 의사결정 내용을 성문화함으로써 자의적 해석의 여지를 최소화시킬 수 있기 때문이다. 내가 좋아하는 회의록 구성은 다음과 같다.

* Attendees (참여자): 회의에 참여한 사람들 목록. 자신의 이름은 맨 마지막에 넣는다.

* Items Discussed (회의 내용): 어떠한 내용에 대해 의논을 하였는지 요약해서 쓴다.

* Action Items (조치 항목): 회의에서 합의된 해야할 일들을 담당자 이름, 그리고 마감 기한과 같이 명시한다.

4. 분위기

회의는 즐거워야 한다. 일방적인 회의, 꾸중이나 잔소리하는 듯한 회의라면 곤란하다. 회의에서의 설득과 정보 교환은 쌍방향이어야 한다. 엄숙하거나 보수적인 혹은 강압적인 분위기에서의 회의는 쌍방향성을 침해한다. 회의 참석자는 동등하다. 직급의 위계질서를 회의시간 만큼은 잊어도 된다.

5. Follow up

Action item들이 실제로 실행에 옮겨져야지 회의의 궁극적인 목표가 달성된다. 아무리 심도있고 중요한 회의를 하였다 한들 그 다음 단계로 실행이 되지 않으면 실질적인 의미가 없는 것이다. 만약 action item이 할당 되었다면 즉각 처리하고 회의에 참여한 사람들에게 결과를 보고하도록 하자. 또한 보고를 받은 사람은 그에 대한 답변을 통해 사안을 종결시킨 후 다음 사안으로 넘어가는 버릇을 들인다면 회의에서 논의된 일들을 체계적으로 진행시킬 수 있을 것이다.