직장인이라면 누구나 그렇듯 ‘회의’를 한번 하려면 적지 않은 리소스가 들어간다.

시간과 여러 사람을 한 공간에 모은다는 것.

또한 회의로 인해 업무 흐름이 끊기는 건 더욱 심각하다.

특히, 작은 회사들에게는 ‘회의’ 자체가 큰 이슈다.

존경받는 리더들은 회의의 필요성에 대한 가치를 평가하는 행위가 중요함을 인지하고 있다.

지금까지 연구를 통해 살펴본 생산성 높은 팀·리더의 공통점 중 하나는

미팅을 갖는 걸 주저한다는 사실이다.

업무를 위한 귀중한 리소스가 낭비되는 걸 방지하기 위해

아래 소개한 7가지 팁을 참고하길 추천한다.

1. 회의 이후를 체크할 것.

구체저인 실행 계획이 도출되지 않은 채 회의가 끝났다면

그 회의의 가치는 의심해 볼 여지가 있다.

특히 이런상황이 반복된다면 더더욱!

업무 진척 상황을 공유하기 위한 미팅은 보이스 메일이나 이메일로 충분히 대체될 수 있다.

2. 월요일 회의가 능사는 아니다.

‘월요일이라서‘와 같이 이유 아닌 이유로 회의를 하는 것은 아무 의미가 없다.

특히, 주말 동안 이메일 수신함에 쌓인 업무 내용을 공유하고자 한다면 말이다.

전형화된 회의는 지양해야 한다.

3. 실행 계획 검토와 함께 회의를 마무리할 것.

회의가 마무리되는 시점에 팀원들의 실행 계획을 검토하도록 해보자.

인원 당 30초 내외의 시간만 투자하면 누락될 뻔한 몇몇 실행 계획을 찾아낼 수 있다.

뿐만 아니라 팀원들 간의 신뢰 구축과 더불어 다른 팀원들 앞에서

자신의 실행 계획을 공표함으로써 이를 실천에 옮길 가능성이 더 높아진다.

4. 스탠딩 미팅 방식을 이용해볼 것.

회의 생산성이 높은 팀을 연구한 결과, 스탠딩 미팅.

즉, 서 있는 상태로 미팅을 진행하는 게 효과적이라는 사실을 발견했다.

일반적인 좌식 미팅의 경우, 편안히 자리에 앉아 같은 말만

반복하는 그림이 이어지는 경향이 있기 때문이다.

이에 대한 보완책 중 하나인 스탠딩 미팅은 점점 보편화되고 있다.

5. 미팅을 시작할 때 목적을 명시할 것.

Behance의 COO인 Brittany Ancell은 간단한 질문으로 모든 회의를 시작하는 걸 추전한다.

“왜 우리는 여기에 있고 무엇을 성취해야 하는가?”

이 방법은 회의 분위기 설정과 목표 제시하기 등 리더의 중요 역할이기 때문이다.

6. 휴식 시간을 가질 것.

회의와 회의 사이에 10-15분 정도의 휴식시간을 설정하면 스트레소 감소에 큰 도움이 된다.

긴 휴식은 아니지만 회의를 앞두고 마음의 준비를 갖는 귀중한 ‘전환 시간’ 이기 때문이다.

이러한 귀중한 시간이 사라지는 것을 막기위해 비즈니스 작문 선생이자 창업가인

데이비드 실버맨은 한시간 짜리 미팅을 스케줄링 할 때 캘린더에는

50분으로 기입하는 걸 추천한다고 한다.

7. 미팅을 주최할 때 가급적 화요일 오후 3시로 계획할 것.

라이프 해커가 조사한 내용에 따르면 화요일 오후 3시가

회의를 하기에 가장 적절한 시간이라는 결과가 나왔다고 한다.

과학적인 근거는 아니지만 평일 중 특정한 날자 혹은 시간이

회의에 적절하다는 점은 참고해 볼만하다.